I progetti tematici hanno una finalità operativa e per questo sono state definite alcune norme funzionali per lavorare meglio.
Le liste degli utenti interessati devono raccogliere i nomi di chi partecipa attivamente al progetto e non sono uno spazio per indicare le proprie passioni.
Si consiglia di contattare periodicamente gli utenti che, pur iscritti al progetto, non collaborano attivamente. Viene suggerito di farlo almeno ogni due mesi. Nel caso in cui non ottengano risposta da un utente, il suo nickname verrà inserito <!-- tra commenti -->.
Gli utenti che partecipano ai progetti tematici, sono invitati ad avvisare la comunità nel caso in cui, per motivi personali (vacanze, impegni lavorativi, altro), si assenteranno da Wikisource. Per questo possono usare i template wikipausa.
Si invitano i progetti a contattare il Progetto:Qualità per le modifiche che riguardino la navigabilità dei testi ed affini così da mantenere una coerenza grafica tra i diversi progetti.